Partisipasi Masyarakat Sipil dalam Perancangan Layanan

Hasil

sejauh mana masyarakat sipil dan mitra lainnya turut serta dalam perencanaan layanan [sebutkan]

Indikator kualitatif ini menilai tingkat dan kualitas partisipasi organisasi masyarakat sipil (OMS), kelompok berbasis masyarakat, dan mitra lainnya (misalnya sektor swasta, akademisi, warga) dalam perencanaan layanan publik di tingkat lokal, regional, atau nasional. Indikator ini mengukur seberapa bermakna keterlibatan para pemangku kepentingan tersebut dalam mengidentifikasi prioritas, merancang rencana secara bersama-sama, menyumbangkan bukti atau keahlian, serta memengaruhi keputusan terkait penyediaan layanan. Dengan demikian, indikator ini memberikan gambaran mengenai seberapa partisipatif, transparan, dan inklusif proses perencanaan layanan tersebut.

Tentukan nilai indikator tersebut dengan menggunakan metodologi berikut:

1) Bersama mitra utama proyek dan pemangku kepentingan terkait lainnya, diskusikan dan sepakati kriteria serta definisi indikator yang jelas.

• Sebutkan layanan publik yang sedang direncanakan serta instansi terkait yang bertanggung jawab atas perencanaannya.

• Tentukan pihak-pihak mana saja yang termasuk dalam kategori “masyarakat sipil dan mitra.” Hal ini dapat mencakup organisasi masyarakat sipil (OMS), jaringan, organisasi berbasis masyarakat (OBM), sektor swasta, perkumpulan lokal, kalangan akademisi, atau warga.

• Jelaskan apa yang dimaksud dengan “partisipasi.” Partisipasi mengacu pada keterlibatan terstruktur dalam proses perencanaan, seperti konsultasi atau kolaborasi. Hal ini dapat mencakup, namun tidak terbatas pada, pertukaran informasi, konsultasi, dialog, analisis bersama, atau penyusunan bersama. Kualitas partisipasi harus dievaluasi terlepas dari apakah pihak berwenang pada akhirnya mengadopsi masukan-masukan tertentu.

2) Tentukan periode acuan untuk pengumpulan bukti partisipasi masyarakat sipil dan mitra lainnya dalam perencanaan layanan yang dipilih. Biasanya, penilaian dilakukan terhadap perkembangan yang terjadi dalam tahun pelaporan atau periode proyek saat ini (misalnya, 12 bulan terakhir).

3) Kembangkan alat untuk mencatat bukti partisipasi masyarakat sipil dan mitra lainnya dalam perencanaan layanan yang dipilih. Siapkan alat sederhana (tabel atau daftar periksa) untuk mendokumentasikan partisipasi dalam setiap proses perencanaan layanan yang relevan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya (langkah 1). Alat tersebut dapat mencatat, misalnya, informasi berikut untuk setiap kasus yang diamati mengenai partisipasi masyarakat sipil dan mitra lainnya dalam perencanaan layanan yang dipilih:

• lokasi

• periode / tanggal

• tingkat (lokal, regional, nasional)

• jenis layanan

• jenis masyarakat sipil atau pihak lain yang terlibat

• bentuk partisipasi

• uraian tentang partisipasi

• makna perubahan

• sumber verifikasi / bukti

• kontribusi proyek

• kontribusi dari pihak luar

4) Kumpulkan bukti melalui dua atau lebih metode yang disarankan:

• Tinjauan dokumen dan media: Meninjau notulen rapat perencanaan, daftar hadir, laporan, draf rencana, artikel media, dan postingan media sosial untuk memverifikasi keterlibatan masyarakat sipil.

• Wawancara dengan Narasumber Utama: Melakukan wawancara dengan pejabat berwenang, perwakilan masyarakat sipil, dan pemangku kepentingan lainnya untuk mengevaluasi kualitas dan pengaruh partisipasi.

• Diskusi Kelompok Terfokus: Memfasilitasi diskusi bersama perwakilan masyarakat sipil dan komunitas yang berpartisipasi mengenai inklusivitas, frekuensi, kualitas, dan pengaruh partisipasi mereka.

• Pengamatan: Hadiri sesi perencanaan atau konsultasi untuk mengevaluasi dinamika partisipasi, keterwakilan, dan pengambilan keputusan.

5) Catat informasi yang telah dikumpulkan dan diverifikasi ke dalam alat/basis data yang telah dikembangkan (langkah 3).

6) Kembangkan serangkaian kriteria dan standar yang jelas untuk menilai sejauh mana partisipasi organisasi masyarakat sipil (CSO) dan mitra. Salah satu opsi adalah menggunakan rubrik (panduan lebih lanjut tersedia di sumber daya di bawah) — alat penilaian terstruktur yang menggunakan tingkatan deskriptif untuk menilai tingkat kinerja yang dicapai. Rubrik menyediakan kriteria naratif yang jelas untuk setiap tingkatan, sehingga pengguna dapat mengklasifikasikan kemajuan secara konsisten, sistematis, dan dapat dibandingkan. Rubrik dalam hal ini harus menjelaskan sejauh mana dan seberapa substansial partisipasi masyarakat sipil dan mitra lainnya dalam proses perencanaan layanan. Pengguna harus selalu merumuskan rubrik khusus proyek mereka sendiri pada tahap awal (misalnya selama lokakarya bersama dengan mitra proyek), yang didasarkan pada temuan awal. Contoh ilustrasi skala rubrik sederhana dan deskripsi setiap tingkatan dapat berupa:

• Minimal (=1) – Pihak berwenang mengumumkan rencana secara terbuka namun tidak mengadakan konsultasi; masyarakat sipil dan mitra diberi tahu namun tidak dilibatkan.

• Sedang Berkembang (=2) – Masyarakat sipil dan mitra sesekali dilibatkan dalam proses konsultasi, dengan interaksi yang terbatas dan tanpa mekanisme umpan balik yang teratur.

• Sedang (=3) – Masyarakat sipil dan mitra turut serta secara rutin melalui konsultasi atau kelompok kerja, dengan adanya kesempatan untuk berdialog dan bertukar pikiran.

• Signifikan (=4) – Partisipasi bersifat terstruktur, inklusif, dan berkelanjutan; masyarakat sipil dan mitra terlibat secara aktif di seluruh tahap perencanaan.

• Terinstitusionalisasi (=5) – Partisipasi dilakukan secara formal dan berkelanjutan, dengan peran yang diakui bagi masyarakat sipil dan mitra dalam proses perencanaan. Partisipasi tersebut berlangsung tanpa fasilitasi dari pihak luar.

Gunakan lokakarya penilaian partisipatif atau pakar untuk menetapkan tingkat (1–5) bagi setiap proses perencanaan layanan, berdasarkan bukti yang telah diverifikasi secara triangulasi. Penggunaan skor numerik (misalnya 1–5) dapat mempermudah perbandingan.

Saat menyusun tingkat rubrik, Anda juga dapat menggunakan bahasa penanda kemajuan (panduan lebih lanjut tersedia dalam sumber daya di bawah ini) seperti “Diharapkan terlihat”, “Sebaiknya terlihat”, dan “Sangat diharapkan terlihat”. Anda juga dapat menyusun penanda kemajuan “Tidak diharapkan terlihat” untuk menggambarkan perubahan negatif, serta penanda kemajuan “Perlu terlihat” untuk melaporkan hasil yang diperlukan agar hasil akhir tercapai.

7) Menilai pencapaian indikator tersebut. Gunakan informasi yang telah dikumpulkan dan dicatat dalam alat/basis data yang telah dikembangkan (langkah 3) untuk menetapkan tingkat—minimal, awal, sedang, signifikan, terinstitusionalisasi—pada setiap proses perencanaan layanan yang dievaluasi. Untuk menentukan tingkat yang tepat, libatkan pakar atau, jika Anda ingin mendorong partisipasi dan memperkuat rasa kepemilikan, selenggarakan lokakarya partisipatif bersama perwakilan masyarakat sipil dan mitra terkait lainnya.

Penggunaan skala penilaian numerik (misalnya 1–5, seperti yang disarankan pada langkah 6) dapat mempermudah proses perbandingan dan pengelompokan.

Jika diinginkan, rangkumlah berapa banyak proses perencanaan layanan yang termasuk dalam setiap tingkat rubrik untuk menunjukkan kemajuan secara keseluruhan.

Pertimbangkan untuk melibatkan pakar atau penilai eksternal guna memperkuat/memvalidasi hasil Anda selama proses evaluasi proyek.

8) Laporan mengenai indikator. Berikan deskripsi naratif mengenai pencapaian indikator tersebut dengan menggunakan bukti yang dikumpulkan dan tingkat rubrik yang ditetapkan (langkah 7), serta notulen atau dokumentasi dari lokakarya penilaian partisipatif—jika tersedia. Jelaskan tingkat dan kualitas partisipasi masyarakat sipil serta mitra lainnya dalam setiap proses perencanaan layanan. Pastikan untuk membedakan antara partisipasi dan pengaruh terhadap keputusan akhir. Dalam pelaporan Anda, gabungkan informasi kuantitatif yang tersedia—seperti jumlah proses perencanaan layanan yang dievaluasi atau jumlah yang mencapai tingkat partisipasi lebih tinggi—dengan interpretasi kualitatif yang menjelaskan kedalaman, konsistensi, dan inklusivitas partisipasi. Gunakan hasil rubrik untuk merangkum pola umum atau pergeseran dalam tingkat partisipasi masyarakat sipil dan mitra di seluruh proses perencanaan.

Laporkan dan tafsirkan temuan dengan mengacu pada faktor-faktor kontekstual yang relevan, seperti jenis layanan atau sektor, tingkatan (lokal, regional, nasional), serta jenis pemangku kepentingan (misalnya, organisasi masyarakat sipil, organisasi berbasis masyarakat, sektor swasta, kalangan akademisi, warga), sejauh memungkinkan dan sesuai.

1)Gunakan indikator ini jika Anda ingin berfokus pada kualitas dan pengaruh partisipasi, bukan sekadar jumlah organisasi masyarakat sipil (OMS) dan mitra yang ikut serta dalam kegiatan perancangan layanan. Terapkan kriteria kualitatif yang jelas (misalnya, rubrik) untuk menilai sejauh mana dan seberapa dalam partisipasi tersebut, alih-alih hanya mengandalkan jumlah kehadiran.

2) Indikator ini dimaksudkan untuk menilai sejauh mana dan seberapa baik partisipasi masyarakat sipil serta mitra lainnya dalam proses perencanaan layanan, bukan sejauh mana masukan mereka memengaruhi atau tercermin dalam keputusan akhir. Oleh karena itu, konsultasi dan kolaborasi harus dianggap sebagai bentuk partisipasi yang sah, bahkan jika pada akhirnya pihak berwenang tetap memegang kewenangan pengambilan keputusan atau tidak mengadopsi masukan tertentu. Saat menerapkan indikator ini, pastikan bahwa kriteria penilaian dan tingkat rubrik berfokus pada inklusivitas, keteraturan, dan kualitas keterlibatan, bukan pada hasil kebijakan atau perencanaan. Sebagai bagian dari analisis, pertimbangkan juga untuk melaporkan kelompok mana saja yang dikecualikan atau kurang terwakili guna memberikan konteks yang lebih baik terhadap kemajuan yang dicapai.

3)Pertimbangkan untuk menggunakan metodologi Outcome Harvesting guna mendokumentasikan dan mengevaluasi bagaimana masyarakat sipil dan mitra lainnya memengaruhi perencanaan layanan. Outcome Harvesting dapat membantu mengidentifikasi, mendeskripsikan, dan memverifikasi secara sistematis contoh-contoh konkret di mana para aktor masyarakat sipil dan mitra berkontribusi dalam membentuk perencanaan layanan. Manfaatkan panduan mengenai metodologi Outcome Harvesting yang disediakan dalam sumber daya di bawah ini. Untuk setiap “hasil yang diidentifikasi,” catat:

• Apa yang berubah? (misalnya, organisasi masyarakat sipil atau mitra yang terlibat lebih awal, lebih rutin, atau dengan peran yang lebih substansial)

• Siapa yang melakukan perubahan? (instansi mana, organisasi masyarakat sipil, atau mitra)

• Kapan dan di mana perubahan itu terjadi?

• Seberapa besar perubahannya?

• Bagaimana proyek tersebut berkontribusi terhadap hal tersebut? (misalnya melalui fasilitasi ruang perencanaan, penguatan kapasitas, koordinasi, masukan teknis, atau pembentukan jaringan)

4)Untuk memantau perkembangan dari waktu ke waktu, terapkan rubrik tersebut pada tahap awal dan kembali pada titik pelaporan yang telah direncanakan (misalnya, setiap tahun dan/atau pada tahap akhir) guna menilai apakah tingkat partisipasi masyarakat sipil dan mitra mengalami perubahan seiring berjalannya waktu — misalnya, dari “mulai berkembang” menjadi “signifikan.”

5)Jika penggunaan rubrik terlalu memakan sumber daya atau jika data yang cukup tidak dapat dikumpulkan untuk membenarkan skor secara andal (misalnya karena skala proyek atau kendala koordinasi mitra), sesuaikan metodologi tersebut sesuai kebutuhan. Dalam kasus seperti itu, Anda dapat menggunakan Outcome Harvesting tanpa penilaian berdasarkan rubrik, sambil tetap mempertahankan pendekatan yang berbasis hasil dan didukung bukti.

6)Menafsirkan hasil dan penilaian dalam konteks perencanaan layanan, kelembagaan, dan politik. Misalnya, sebuah organisasi berbasis masyarakat kecil yang berpartisipasi untuk pertama kalinya dalam rapat perencanaan layanan dasar dapat dianggap sebagai kemajuan yang sama berartinya dengan jaringan yang lebih besar yang memengaruhi perancangan rencana layanan multisektor. Saat memberikan penilaian, dorong mitra untuk menjelaskan langkah-langkah apa yang diperlukan untuk mencapai tingkat partisipasi berikutnya pada periode berikutnya, dengan merefleksikan kondisi pendukung dan hambatan yang mungkin perlu diatasi. Hal ini dapat mencakup keterbukaan pihak berwenang, kapasitas masyarakat sipil dan mitra, waktu siklus perencanaan, serta dukungan donor. Pendekatan ini membantu menghindari perbandingan yang tidak tepat antar lokasi dan memberikan wawasan mengenai faktor-faktor kontekstual yang membentuk partisipasi dalam perencanaan layanan.

7)Mengingat ruang sipil melibatkan banyak pemangku kepentingan, untuk memahami kontribusi Anda secara lebih mendalam, teliti bagaimana kegiatan proyek mungkin telah memengaruhi tingkat partisipasi masyarakat sipil dan mitra dalam proses perencanaan layanan. Tentukan apakah perbaikan yang diamati dapat dikaitkan dengan dukungan proyek. Hal ini mungkin mencakup penguatan kapasitas, advokasi, koordinasi, fasilitasi ruang perencanaan, pendanaan, pengumpulan bukti, serta pembentukan jaringan. Saat menilai kontribusi, periksa apakah (a) kegiatan proyek selaras dengan hasil yang diharapkan, (b) pemangku kepentingan mengonfirmasi pengaruh proyek, dan (c) apakah ada penjelasan alternatif yang lebih kuat. Dokumentasikan jalur kontribusi melalui wawancara, sesi refleksi, atau Outcome Harvesting untuk memahami bagaimana proyek tersebut membantu memperkuat partisipasi dalam perencanaan layanan.

8)Jika proyek Anda bertujuan untuk memperkuat partisipasi dan rasa kepemilikan para pemangku kepentingan utama, libatkan mereka dalam perancangan metodologi indikator dan/atau validasi hasil indikator. Libatkan masyarakat sipil, mitra, dan/atau perwakilan pemerintah dalam menyusun kriteria penilaian, meninjau tingkat/nilai numerik yang ditetapkan, serta mendiskusikan pemahaman bersama mereka mengenai berbagai tingkat partisipasi.

9)Jika proyek Anda memiliki komponen Kesetaraan Gender dan Inklusi Sosial yang kuat, pertimbangkan untuk mengevaluasi apakah kelompok-kelompok yang terpinggirkan atau kurang terwakili (misalnya, perempuan, pemuda, penyandang disabilitas, minoritas etnis) terlibat secara bermakna dalam proses perencanaan layanan. Teliti apakah perspektif mereka diperhitungkan dalam diskusi perencanaan atau draf rencana, serta apakah mereka memperoleh manfaat dari desain layanan yang dihasilkan. Dokumentasikan segala hambatan yang dihadapi kelompok-kelompok ini dalam berpartisipasi atau memengaruhi keputusan perencanaan, dan gunakan wawasan ini untuk merekomendasikan cara-cara agar proses perencanaan layanan menjadi lebih inklusif dan adil.

10)Hubungkan partisipasi dengan keputusan terkait sumber daya. Jika relevan, teliti apakah partisipasi tersebut melampaui pembahasan perencanaan hingga mencakup penyusunan anggaran atau penetapan prioritas sumber daya dalam perancangan layanan. Nilai apakah masyarakat sipil dan mitra memengaruhi cara alokasi sumber daya, bukan hanya prioritas apa saja yang diidentifikasi, karena hal ini memberikan indikasi yang lebih kuat mengenai partisipasi yang bermakna dan berkelanjutan.

11) Untuk proyek yang didanai UE, pertimbangkan indikator OPSYS berikut ini sebagai gantinya (pilihan lainnya dapat ditemukan di Indikator yang telah ditentukan sebelumnya untuk perancangan dan pemantauan intervensi yang didanai UE ):

• Sejauh mana masyarakat sipil dan mitra lainnya turut serta dalam perencanaan penyediaan perlindungan sosial

• Jumlah kebijakan pemerintah yang disusun atau direvisi dengan melibatkan organisasi masyarakat sipil melalui dukungan Uni Eropa